Da nicht jeder eine Urlaubsverwaltung benötigt bzw. einsetzen möchte, handelt es sich hierbei um ein gesondertes Modul und muss zur Verwendung explizit durch den Administrator freigeschaltet werden.

	Die Urlaubsverwaltung umfasst folgende Funktionen
Jahresurlaub	Verwaltung Jahresurlaub pro Mitarbeiter.
Resturlaub	Übernahme von Urlaubstagen aus dem Vorjahr.
Urlaubsantrag	Urlaubsantrag durch den Mitarbeiter möglich.
Dashboard	Dashboardeintrag bei anfallendem Urlaubsantrag.
Urlaubskalender	Ansicht Urlaubskalender durch den Mitarbeiter.
Mitarbeitergruppen	Verwaltung von Mitarbeitergruppen deren Urlaubsplanungen in Abhängigkeit stehen z.B. Projektteams etc.
Zuständigkeiten	Definition von Zuständigkeiten zur Urlaubsfreigabe innerhalb einer Mitarbeitergruppe.
Sollstundenberechnung	Automatische Stundenverwaltung eines Urlaubstages entsprechend hinterlegter Regelarbeitszeit.
Krankheitstage	Eintrag und Verwaltung von Krankheitstagen.

Die Aktivierung der Urlaubsverwaltung erfolgt unter Verwaltung / Modulverwaltung / Urlaubsverwaltung.

Unter dem Punkt Regelarbeitszeit der Mitarbeiterverwaltung kann jedem Mitarbeiter ein Jahresurlaub in Anzahl Tagen zugewiesen werden. Dies ist notwendig, da ohne ein freies Kontingent an Urlaubstagen besteht weder die Möglichkeit für den Mitarbeiter einen Urlaubstag zu beantragen noch diesen zu genehmigen bzw. zu hinterlegen.

Unter dem Punkt Rollenverwaltung der Mitarbeiterverwaltung können dem jeweiligen Mitarbeiter entsprechend seiner Rolle unterschiedliche Rechte in Bezug auf die Urlaubsverwaltung zugeteilt werden.

Sollten Mitarbeiter das Recht bekommen Urlaub über GREYSTORE zu beantragen, kann hinterlegt werden zu welchem Termin, ausgehend vom heutigen Datum frühestens ein Urlaubsantrag gestellt werden kann. Zur Auswahl steht die Einstellung: ab Heute bis zu 30 Tagen. Die Einstellung selbst kann durch den Administrator unter Verwaltung / Urlaubsverwaltung vorgenommen werden.

Hat ein Mitarbeiter das Recht Urlaub über GREYSTORE zu beantragen, erscheint in seiner Ansicht der zusätzliche Menüpunkt "Urlaub".

Um einen Urlaub zu beantragen, sind folgende Schritte des Mitarbeiters notwendig:

1. Auswahl der Seite "Urlaub"
2. Auswahl des Editierbuttons für den gewünschten Antragsmonat

Entsprechend seinem noch vorhandenen Resturlaub, hat der Mitarbeiter jetzt die Möglichkeit einen Urlaub über GREYSTORE zu beantragen.

Zu diesem Zweck sind folgende Schritte notwendig:

1. Auswahl des gelben Icons auf dem gewünschten Kalendertag. Sollte hier kein gelbes Icon sichtbar sein, kann dies folgende Gründe haben:

a.) Der Kalendertag liegt innerhalb der Frist, welche zum Beantragen eines Urlaubs eingehalten werden muss.
b.) An diesem Tag wurde bereits ein Urlaub genehmigt oder beantragt.
c.) Es sind keine offenen Urlaubstage für diesen Mitarbeiter mehr vorhanden.

2. Nach Auswahl des gelben Icons erscheint das entsprechende Antragsicon neben dem Namen des Mitarbeiters innerhalb der Tagesdarstellung. Der Antrag kann hier auch wieder durch den Mitarbeiter mittels Auswahl des X Icons hinter dem Urlaubsantrag entfernt werden.

3. Bestätigung des Antrags durch Auswahl des Speicher-Buttons am unteren rechten Rand des Kalendermonats.

Urlaubsanträge müssen von berechtigten Personen bestätigt bzw. können gleich direkt eingetragen werden. Hierfür sind spezielle Rechte notwendig, diese Rechte können wie folgt erteilt werden:

1. Der Administrator kann Urlaube eintragen bzw. Urlaubsanträge bestätigen oder ablehnen.

2. Die Rolle Geschäftsführung kann ebenfalls Urlaube eintragen bzw. Urlaubsanträge bestätigen oder ablehnen.

3. Die Rolle Verwaltung kann je nach Einstellung unter dem Punkt Rollenverwaltung / Urlaubsplaner ebenfalls Urlaube für alle Mitarbeiter eintragen bzw. Urlaubsanträge bestätigen oder ablehnen. Hierzu muss im Punkt Urlaubsplaner das Recht "kann allgemein Urlaub eintragen und genehmigen" ausgewählt sein. Sollte hier nur das Recht inaktiv oder sichtbar hinterlegt sein, besteht immer noch die Möglichkeit dem Mitarbeiter oben beschriebene Rechte für bestimmte Mitarbeitergruppen zuzuweisen. Hierzu später mehr.

Sollte einem Mitarbeiter entweder qua Rolle oder durch dedizierte Zuweisung das Recht verliehen sein Urlaube zu bestätigen, erscheint in seinem Hauptmenü automatisch der Punkt Dashboard mit einer Liste der noch nicht bestätigten Urlaubsanträge.

Mit Klick auf einen Eintrag gelangt man direkt zur entsprechenden Urlaubsverwaltung innerhalb derer man den Urlaub dann genehmigen bzw. ablehnen kann.

Auf der linken Seite erscheint die Urlaubsstatistik des Mitarbeiters, diese erscheint je Rolle in zwei Ausprägungen, Administratoren und Geschäftsführer bekommen eine erweiterte Version angezeigt. In dieser Version kann auch eine Übernahme von Urlaubstagen aus dem Vorjahr erfolgen.

Pfeil 1: Anzeige der Urlaubsstatistik
Pfeil 2: Button zum Editieren der Urlaubsanträge, Urlaubseinträge und Krankmeldungen.

Mit Klick auf den Edit-Button können alle Einträge, Anträge, Urlaube und Krankmeldungen, bearbeitet werden.

Zum bearbeiten der Einträge stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

1. Antrag bestätigen
2. Antrag ablehnen und Wiederherstellen der vorangegangenen Einstellung
3. Antrag bzw. Eintrag löschen
4. Direkter Urlaubseintrag
5. Eintrag Krankmeldung

Je Rolle besteht hier die Möglichkeit einer Übernahme von Urlaubstagen aus dem Vorjahr, den sogenannten Urlaubsüberhang, in das aktuelle Jahr vorzunehmen.

Um einen Urlaubsüberhang aus dem Vorjahr zu übernehmen, geht man wie folgt vor:

1. Auswahl aktuelles Jahr in der Kopfzeile der Statistik und Klick auf den Edit-Button.
2. Falls kompletter Überhang übernommen werden soll, kann auch einfach das Doppelpfeil-Symbol ausgewählt werden.
3. Manueller Eintrag der Anzahl Tage welche übernommen werden sollen in das Feld: Übertrag genehmigt und Auswahl des Button Speichern.
4. Im Feld Jahreszahl inkl. Übertrag erscheint nun der Gesamturlaub des Jahres zzgl. des genehmigten Übertrags.

Unter dem Menüpunkt Auswertung befinden sich einige Erweiterungen bzw. Besonderheiten für den Umgang mit Urlaubs- und Krankmeldungen sowie für die Anzeige und Auswertung von Pausenzeiten.

Zusätzlich können durch Aktivierung der entsprechenden Checkboxen alle im Zeitraum genommenen Urlaubstage sowie Krankmeldungen in der entsprechenden Tages- und Stundenzahl angezeigt werden.

Hierfür erscheinen am Ende der Seite zwei zusätzliche Aufstellungen mit den geforderten Urlaubs- oder Krankmeldungs- Informationen. Diese werden im PDF entsprechend übernommen.

Eine zusätzliche Erweiterung ist in der Mitarbeiterauswertung zu finden. Hier können für einzelne oder alle Mitarbeiter gleichzeitig Auswertungen der geleisteten Arbeitszeiten auf Monats- und Jahresbasis erstellt werden.

Entsprechende Auswertung kann auch für n-Mitarbeiter gleichzeitig erfolgen.

Um die geleisteten Überstunden eines Mitarbeiters für das gesamte Jahr zu ermitteln, ist es auch möglich eine jahresbasierte Auswertung zu fahren. Wie bei einem Einzelmonat kann dies für eine Einzelperson oder gleichzeitig für alle Mitarbeiter erfolgen.

Wie eben erwähnt, kann eine Jahresauswertung auch gleichzeitig über alle Mitarbeiter erfolgen.