GREYSTORE besitzt ein Projektcontrolling. Da es sich hierbei um eine umfangreiche Erweiterung handelt und nicht jeder diese Funktionalität auch benötigt, muss diese durch den Administrator gezielt aktiviert werden.

Vereinfacht formuliert erfolgt das Projektcontrolling durch Angabe eines Budgets je Projekt und der Gegenüberstellung aller zum Projekt erfassten Umsätze. Zusätzlich können den geleisteten Umsätzen auch die real aufgetretenen Kosten gegenübergestellt werden und somit ein Deckungsbeitrag errechnet werden.

	Bedeutung der Kennzahl
Budget	Höhe des mit dem Kunden vereinbarten Auftragsvolumens.
Umsatz	Höhe der angefallenen Umsätze, welche dem Kunden in Rechnung gestellt werden können.
Status	Verhältnis von Umsatz zum Budget in Prozent. Rote Darstellung bei Überschreiten der 100% Marke.
Kosten	Höhe der angefallenen Kosten auf Basis der erfassten Zeiten und Sonderleistungen.
Deckungsbeitrag (DB)	Deckungsbeitrag ermittelt aus Budget, Umsatz und Kosten.

Die Aktivierung des Projektcontrollings erfolgt unter Verwaltung / Modulverwaltung / Projektcontrolling.

Mit dem Modul Projektcontrolling wurde eine Rollenverwaltung eingeführt. Diese dient der Zuteilung der Sichtenrechte für Kennzahlen abhängig vom Aufgabenbereich der Person im Unternehmen (Administrator, Geschäftsleitung, Verwaltung, Projektleitung, Mitarbeiter).

	Kennzahl	Anwendungsfall
Mitarbeiter	keine	GREYSTORE dient nur der Erfassung erbrachter Leistungen in Form von leistungsbezogenen Arbeitszeiten zu Projekten.
Projektleitung	Budget Umsatz Status	Dem Projektleiter obliegt die Aufgabe die anfallenden Umsätze in Bezug auf das vereinbarte Budget zu überwachen und ggf. korrigierend einzuschreiten.
Verwaltung	Budget Umsatz Status Kosten DB	Aufgabe der Verwaltung ist es die erbrachten Umsätze dem Kunden in Rechnung zu stellen und ggf. erneute Budgetverhandlungen durchzuführen.
Geschäftsleitung	Budget Umsatz Status Kosten DB	Die Geschäftsleitung erhält die Möglichkeit mit Hilfe der Kennzahlen zu entscheiden, ob ein Projekt trotz Überziehung des Budgets auf Grundlage des Deckungsbeitrags eine Nachverhandlung notwendig macht oder nicht.

Um die Aussagekraft der eben genannten Kennzahlen zu verbessern, besteht die Möglichkeit zu den Leistungen auf Grundlage von Arbeitszeiten auch sogenannte Zusatzleistungen im externen und internen Bereich zu generieren und einem Projekt zuzuordnen. Unter einer Zusatzleistung versteht man Kosten, welche nicht primär durch eigene Arbeitszeiten aufgetreten sind. Diese Kosten können z.B. durch externe Dienstleister oder durch die Verwendung von Materialien entstanden sein. Den Zusatzleistungen können sowohl Kosten, also die real aufgetretenen Aufwände, als auch Umsätze, also die dem Kunden in Rechnung zu stellenden Beträge zugeordnet werden.

Um einem Projekt Zusatzkosten zuweisen zu können, müssen unter Leistungen entsprechende Zusatzleistungen als interne bzw. externe Leistungen definiert werden. Die in der Definition hinterlegten Werte dienen später bei der Zuordnung zu einem Projekt nur als Vorbelegung und können somit bei der Definition einer Zusatzleistung größtenteils leer gelassen werden.

Für eine Aufschlüsselung der Kennzahlen findet man unter dem Punkt Projekte den Unterpunkt Controlling. Hier finden sich alle zu einem Projekt getätigten Einträge in grafischer als auch in tabellarischer Form.