Modul Projektcontrolling

11. März 2018

Mit Einführung der Version 4.0.05 wurde GREYSTORE um die Funktionalität Projektcontrolling erweitert. Da es sich hierbei um eine umfangreiche Erweiterung der GREYSTORE Zeiterfassung handelt und nicht jeder unserer Nutzer diese Funktionalität auch benötigt, muss diese durch den Administrator gezielt aktiviert werden.

Vereinfacht formuliert erfolgt das Projektcontrolling durch Angabe eines Budgets je Projekt und der Gegenüberstellung aller zum Projekt erfassten Umsätze. Zusätzlich können den geleisteten Umsätzen auch die real aufgetretenen Kosten gegenübergestellt werden und somit ein Deckungsbeitrag errechnet werden.

Projektliste mit Angabe aller Kennzahlen

Bild: Projektliste mit Angabe aller Kennzahlen

GREYSTORE stellt folgende Kennzahlen zu Verfügung:

Budget: Höhe des mit dem Kunden vereinbarten Auftragsvolumens
Umsatz: Höhe der angefallenen Umsätze, welche dem Kunden in Rechnung gestellt werden können.
Status: Verhältnis von Umsatz zum Budget in Prozent. Rote Darstellung bei Überschreiten der 100% Marke.
Kosten: Höhe der angefallenen Kosten auf Basis der erfassten Zeiten und Sonderleistungen.
DB: Deckungsbeitrag ermittelt aus Budget, Umsatz und Kosten


Die Aktivierung des Projektcontrollings erfolgt unter Verwaltung / Modulverwaltung / Projektcontrolling.

Aktivierung Projektcontrolling

Bild: Aktivierung Projektcontrolling

Mit dem Modul Projektcontrolling wurde eine Rollenverwaltung eingeführt. Diese dient der Zuteilung der Sichtenrechte für Kennzahlen abhängig vom Aufgabenbereich der Person im Unternehmen (Administrator, Geschäftsleitung, Verwaltung, Projektleitung, Mitarbeiter).

Vergabe der Sichtenrechte

Bild: Vergabe der Sichtenrechte durch den Administrator

Als Beispiel hierfür eine kurze Vorstellung der Rollen und eine exemplarische Zuweisung der Sichtenrechte auf die Kennzahlen. Die Sichtenrechte werden jeweils nach oben durchgereicht:

Mitarbeiter keine

GREYSTORE dient nur der Erfassung erbrachter Leistungen in Form von leistungsbezogenen Arbeitszeiten zu Projekten.

Projektleitung Budget
Umsatz
Status

Dem Projektleiter obliegt die Aufgabe die anfallenden Umsätze in Bezug auf das vereinbarte Budget zu überwachen und ggf. korrigierend einzuschreiten.

Verwaltung Budget
Umsatz
Status
Kosten
DB

Aufgabe der Verwaltung ist es die erbrachten Umsätze dem Kunden in Rechnung zu stellen und ggf. erneute Budgetverhandlungen durchzuführen.

Geschäftsleitung Budget
Umsatz
Status
Kosten
DB

Die Geschäftsleitung erhält die Möglichkeit mit Hilfe der Kennzahlen zu entscheiden, ob ein Projekt trotz Überziehung des Budgets auf Grundlage des Deckungsbeitrags eine Nachverhandlung notwendig macht oder nicht.

Um die Aussagekraft der eben genannten Kennzahlen zu verbessern, besteht die Möglichkeit zu den Leistungen auf Grundlage von Arbeitszeiten auch sogenannte Zusatzleistungen im externen und internen Bereich zu generieren und einem Projekt zuzuordnen. Unter einer Zusatzleistung versteht man Kosten, welche nicht primär durch eigene Arbeitszeiten aufgetreten sind. Diese Kosten können z.B. durch externe Dienstleister oder durch die Verwendung von Materialien entstanden sein. Den Zusatzleistungen können sowohl Kosten, also die real aufgetretenen Aufwände, als auch Umsätze, also die dem Kunden in Rechnung zu stellenden Beträge zugeordnet werden.

Um einem Projekt Zusatzkosten zuweisen zu können, müssen unter Leistungen entsprechende Zusatzleistungen als interne bzw. externe Leistungen definiert werden. Die in der Definition hinterlegten Werte dienen später bei der Zuordnung zu einem Projekt nur als Vorbelegung und können somit bei der Definition einer Zusatzleistung größtenteils leer gelassen werden.

Definition einer Zusatzleistung

Bild: Definition einer Zusatzleistung unter dem Menüpunkt Leitungen durch den Administrator

Die durch den Administrator angelegten Zusatzleistungen können nun einem Projekt direkt zugeordnet werden. Die hierbei angefallenen Umsätze und Kosten können jeweils frei erfasst werden. Da es sich bei den Zusatzleistungen nicht um zeitabhängige Leistungen handelt, erfolgt die Zuordnung zu einem Projekt auch nicht unter dem Punkt Erfassung, sondern direkt bei den Projekten.

Zuweisung einer Zusatzleistung zu einem Projekt

Bild: Zuweisung einer Zusatzleistung zu einem Projekt

Für eine Aufschlüsselung der Kennzahlen findet man unter dem Punkt Projekte den Unterpunkt Controlling. Hier finden sich alle zu einem Projekt getätigten Einträge in grafischer als auch in tabellarischer Form.

Projektcontrolling in grafischer und tabellarischer Form

Bild: Darstellung Projektcontrolling in grafischer und tabellarischer Form